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La importancia de la difusión y capacitación periódica del Modelo de prevención

La difusión y capacitación periódica tienen como objetivo principal, instaurar una cultura de cumplimiento corporativo en la organización. Es imprescindible que exista conciencia de la importancia de la difusión y, de una constante y contínua capacitación del modelo de prevención.

La difusión y capacitación son cruciales para sensibilizar e inculcar en los colaboradores de la organización, la necesidad de desarrollar una cultura de cumplimiento.

La difusión cumple un doble objetivo, por un lado, transmitir el mensaje de conducta ética corporativa y, por otro, comunicar las posibles irregularidades que se hayan producido en la organización (a través del canal de denuncias). Para lograr tales objetivos, es necesario que se impulsen campañas de concientización a efectos de sensibilizar al personal de la organización sobre los riesgos de Compliance y las políticas, procedimientos y controles dispuestos para su prevención, detección y gestión mediante el Programa de Compliance que debe operar[1]. De esta manera, será mucho más sencillo, identificar y detectar posibles irregularidades y/o delitos, a fin de comunicarlas oportunamente a través del canal de denuncias.

La difusión debe alcanzar a todas las áreas de la empresa, desde los colaboradores hasta la alta dirección, quien además debe apoyar al Oficial de cumplimiento en el ejercicio de sus funciones y en la toma de decisiones.

La capacitación es una herramienta esencial para impartir conocimientos generales y específicos, teniendo en cuenta el público objetivo así como los contenidos. Si bien es necesaria una formación básica y común para toda la organización, es imprescindible que se realicen capacitaciones específicas a determinadas áreas de la organización, principalmente a las más sensibles o expuestas a riesgos. La capacitación (o también llamada formación en la legislación española), se erige, sin lugar a dudas, en uno de los pilares fundamentales en materia de compliance ya que constituye un elemento imprescindible para dar a conocer a todos los empleados los modelos de organización y gestión de riesgos de la empresa[2].

En nuestro ordenamiento jurídico, la Ley Nro. 30424, Ley que regula la responsabilidad administrativa de las personas jurídicas, establece en el artículo 17, que uno de los elementos mínimos del modelo de prevención, es la difusión y capacitación periódica.

Por su parte, el artículo 41[3] del D.S. Nro. 02-2019- JUS, Reglamento de la Ley Nro. 30424, desarrolla los criterios y características del elemento ¨difusión y capacitación periódica¨. Así, se establece que:

  1. La difusión y capacitación debe realizarse periódicamente, tanto interna como externamente, con el fin de generar una cultura de integridad corporativa frente a la comisión de delitos.
  2. La difusión y capacitación debe desarrollarse por los medios más idóneos y, cuando menos una vez al año, con la finalidad de transmitir los objetivos del modelo de prevención a todos los trabajadores y directivos, así como a los socios comerciales y partes interesadas cuando corresponda.
  3. La capacitación puede ser presencial o virtual, y versa, como mínimo, sobre los siguientes temas:
    • Política de cumplimiento y prevención de delitos, los procedimientos implementados, el modelo de prevención y el deber de cumplimiento;
    • Riesgos de incurrir en delitos y sus consecuencias para la organización y para el trabajador que incurre en ellos;
    • Circunstancias en las que puede presentarse alguna situación que implique un riesgo de comisión de los delitos referidos, relacionadas con las funciones y actividades que el trabajador desempeña en la organización;
    • Formas de reconocimiento y enfrentamiento de las situaciones de riesgo;
    • Identificación de los canales de comunicación y/o de los procedimientos de denuncia;
    • Formas de colaboración para la prevención de riesgos y para la mejora del modelo de prevención;
    • Consecuencias legales del incumplimiento del modelo de prevención; e Información sobre los recursos de capacitación disponibles.
  4. El contenido, oportunidad y frecuencia de la capacitación puede ser diferenciada de acuerdo a cada área de la organización.
  5. Las actividades de capacitación y sensibilización deben estar documentadas.

En esa línea, la Superintendencia del Mercado de Valores (SMV), mediante la Resolución SMV N° 021-2019-SMV/01, de fecha 30 de septiembre de 2019, autorizó la publicación del proyecto de "Lineamientos para la Implementación del Modelo de Prevención" (los "Lineamientos") para que sea sometido a consulta ciudadana.

Los Lineamientos establecen las pautas que, voluntariamente y de modo referencial, podrán seguir las empresas para el diseño, implementación y funcionamiento de sus modelos de prevención. Asimismo, desarrollan la forma y oportunidad mediante la cual las empresas podrían acreditar, en un eventual proceso de evaluación ante la SMV, que, por un lado, han cumplido con implementar los elementos mínimos del modelo de prevención referidos en la Ley y Reglamento y, por otro lado, que el modelo de prevención funciona. Puntualmente, en lo concerniente al elemento difusión y capacitación periódica, se ha señalado:

Medios para acreditar su implementación

Medios para acreditar su funcionamiento

● Políticas y/o programas de difusión y capacitación periódica, ●Plan anual de capacitaciones, su cronograma y el presupuesto anual ●Diseño de plataformas virtuales de difusión y capacitación ● Libro de actas del Directorio, máximo órgano del gobierno o quien haga sus veces.   ● Material de capacitación (e.g. folletos o boletines) y uso de herramientas informáticas ●Estadísticas y registro de capacitaciones indicando fecha, asistencia, temario, modalidad, puntajes, etc ●Medidas adoptadas respecto de personal que no realice las capacitaciones o no alcance el objetivo previsto. ●  Evidencias de la ejecución anual del presupuesto anual de capacitaciones.

Si bien la difusión y capacitación deben ser periódicas, el Reglamento exige que se impartan, por lo menos, una vez al año. Asimismo, señala que la capacitación puede ser presencial o virtual. Hasta aquí, todo parece bastante claro. Sin embargo, un primer aspecto problemático podría presentarse con el contenido de la capacitación. Por un lado, el inciso 2 del artículo 17 del Reglamento, establece cual es el contenido mínimo de la capacitación y, por otro, señala que el contenido, oportunidad y frecuencia puede ser diferenciada. ¿Cómo interpretar ambos supuestos sin que resulten contradictorios? Una posición conservadora apuntaría a impartir, por lo menos, una capacitación anual de carácter general a todos los trabajadores de la organización, que contemple además el contenido mínimo estipulado; así como capacitaciones específicas (ad- hoc) para las diferentes áreas de la empresa. De este modo, se daría cumplimiento a ambas exigencias. Este parece ser el espíritu de la norma si lo contrastamos con el documento denominado “Preguntas frecuentes”, que lo encontramos en la web de la SMV y que consolida una serie de preguntas recibidas desde la dación de la Ley Nro. 30424. Así, ante la pregunta Nº 27[4], la SMV responde que se cumple con el objetivo de la difusión y capacitación periódica del modelo de prevención, siempre que estas acciones se llevan a cabo una vez al año; sin embargo, también puntualiza que, en función de las características y necesidades o nuevas actividades, estas podrían realizarse con una frecuencia mayor.

Los artículos 41 y 42 del Reglamento, referidos respectivamente a la difusión y capacitación periódica del modelo de prevención, y a la evaluación y monitoreo continuo del mismo señalan que estas acciones deben llevarse a cabo una vez al año. ¿Realizando dichas acciones con la periodicidad mencionada hace que se cumpla con el objetivo?

Sí, sin embargo no debe perderse de vista que el modelo debe ser dinámico y adaptarse en todo momento a la realidad de la persona jurídica. Por ello, en función de las características y necesidades o nuevas actividades, estas podrían realizarse con una frecuencia mayor.

Un antecedente importante es el Sistema de Prevención de Lavado de activos y Financiamiento del Terrorismo (SPLAFT) bajo la Resolución SBS Nro. 789-2018[5], que establece que el sujeto obligado debe realizar por lo menos dos capacitaciones al año, una general para todos los colaboradores y, otra, especializada para el Oficial de cumplimiento.

De otro lado, se establece que la capacitación debe ser documentada, es decir, debe generarse la trazabilidad necesaria de su sustento. Si bien el Reglamento no indica cuál es la manera más idónea y adecuada para documentar las capacitaciones, en el Proyecto de "Lineamientos para la Implementación del Modelo de Prevención", si se establece criterios para su intepretación. Así, podemos identificar los siguientes parámetros como evidencia: Plan Anual de capacitaciones, Libro de Actas del Directorio u otro máximo órgano de gobierno, Material de capacitación, Registro de asistencia, Sanciones por inasistencia.

Finalmente, si las empresas desean preparar capacitaciones online en lugar de presenciales, pueden aprovechar los diversos canales y portales interactivos que la tecnología nos permite, muchos de ellos gratuitos y con posibilidad de conexiones múltiples. Ello podría resultar mucho más conveniente si pensamos en la logística que se requeriría para convocar y reunir a todos los trabajadores, al mismo tiempo, en un lugar específico. La tecnología permite romper estas limitaciones, convocando a un número importante de colaboradores.


Referencias:

[1]  Tomado de https://www.asociacioncompliance.com/wp-content/uploads/2017/08/Libro-Blanco-Compliance-ASCOM.pdf

[2] Tomado de http://www.worldcomplianceassociation.com/1322/articulo-la-formacion-en-los-programas-de-compliance-formacion-vs-informacion.html

[3]  Artículo 41.- La difusión y capacitación periódica del modelo de prevención

  1. La persona jurídica debe difundir y capacitar periódicamente, tanto interna como externamente, cuando corresponda, el modelo de prevención que permita una cultura de integridad corporativa frente a la comisión de delitos.
  2. La difusión y capacitación debe desarrollarse por los medios más idóneos y, cuando menos una vez al año, con la finalidad de transmitir los objetivos del modelo de prevención a todos los trabajadores y directivos, independientemente de la posición o función que ejerzan, así como a los socios comerciales y partes interesadas cuando corresponda.

La capacitación puede ser presencial o virtual, y versa, como mínimo, sobre los siguientes temas:

a) Política de cumplimiento y prevención de delitos, los procedimientos implementados, el modelo de prevención y el deber de cumplimiento;

b) Riesgos de incurrir en los referidos delitos y sus consecuencias para la organización y para el trabajador que incurre en ellos;

c) Circunstancias en las que puede presentarse alguna situación que implique un riesgo de comisión de alguno de los delitos referidos, relacionadas con las funciones y actividades que el trabajador desempeña en la organización;

d) Formas de reconocimiento y enfrentamiento de las situaciones de riesgo;

e) Identificación de los canales de comunicación y/o de los procedimientos de denuncia;

f) Formas de colaboración para la prevención de riesgos y para la mejora del modelo de prevención;

g) Consecuencias legales del incumplimiento del modelo de prevención; e

h) Información sobre los recursos de capacitación disponibles.

El contenido, oportunidad y frecuencia de la capacitación puede ser diferenciada de acuerdo a cada área de la organización en las que se haya identificado una mayor exposición al riesgo de incumplimiento, según sus necesidades.

Las actividades de capacitación y sensibilización deben estar debidamente documentadas.

[4]  Tomado de: http://www.smv.gob.pe/Uploads/Preguntas_Frecuentes_Ley30424.pdf

[5] Artículo 20. Aspectos generales de la capacitación

20.2.  Adicionalmente, los trabajadores y directores, de contar con dicho órgano de gobierno, así como el sujeto obligado, cuando este sea persona natural, deben contar como mínimo con una capacitación anual en materia de prevención y/o detección del LA/FT, dentro de un año calendario, con la finalidad de que estén instruidos de acuerdo a su especialidad y funciones que desempeñen, sobre los aspectos mínimos previstos en el artículo 21 de esta Norma; entre otros aspectos que el oficial de cumplimiento considere relevantes.

Escrito por Liliana Calderón

Liliana Calderón

Abogada por la Pontificia Universidad Católica del Perú con una Segunda Especialidad en Derecho Ambiental y de los Recursos Naturales. Master of Laws in Comparative Law (LLM) por California Western School of Law, San Diego- California. Especialista en Cumplimiento Normativo por la Universidad Castilla La Mancha. Actualmente, es Asociada Senior del área Compliance del Estudio Echecopar.