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El uso de la Firma Electrónica en el ámbito laboral

Es innegable que el avance de la tecnología ha sido determinante en la manera en que se viene afrontando la pandemia del Covid-19. Muchos sectores han digitalizado abruptamente algunos procesos, de cara a la necesidad de continuar operando total o parcialmente desde las casas de sus empleados.

El aprovechamiento de las herramientas tecnológicas se encuentra ligado a la necesidad de adoptarse a este nueva “normalidad”, así como actualizar procesos y optimizar recursos. Efectivamente, la tecnología permite ejecutar con un mayor dinamismo las relaciones contractuales, tanto de las empresas con sus clientes, como con sus empleados, y precisamente a esta última a la que nos vamos a referir.

En relación con lo anterior, conviene anotar que hay una gran cantidad de información documental generada por las empresas respecto de sus empleados. Esta sigue creciendo de forma exponencial en función a las obligaciones en materia de contratación, pago de remuneraciones y beneficios, otorgamiento de vacaciones, hostigamiento sexual, igualdad de remuneraciones, mandato de no discriminación, seguridad salud en el trabajo, relaciones colectivas, entre otras. Y si bien, uno de los principios rectores del derecho del trabajo, es el de Primacía de la Realidad, a partir del cual los hechos prevalecen a los contenidos documentales, lo cierto es que el sustento documental será la base para dilucidar el cumplimiento de las responsabilidades que recaen en el empleador. Además, muchas obligaciones laborales deben sustentarse, por exigencia legal, en un documento escrito que cuente con un acuse de recibo por el trabajador o con una firma que refleje la manifestación de voluntad.

A lo anterior hay que sumarle la obligación de la conservación de documentos laborales sobre pago de obligaciones al menos por cinco (5) años de generado el documento. Sin perjuicio de que pasado ese periodo y conforme a la carga de la prueba establecida en el proceso judicial laboral, el empleador debe acreditar el cumplimiento de sus obligaciones.

En ese escenario, y en un mundo donde existen expectativas de tener todo en tiempo real, ¿a qué nos enfrentamos cuando tenemos que buscar un documento físico dentro de miles de archivos? Los documentos físicos, suponen un almacenamiento complejo, peligro de deterioro, pérdida y desgaste de recursos. Por su parte, los documentos digitales son de rápida ubicación, sistematización y garantía de conservación.

Uno de los beneficios que ofrece la tecnología, de cara a gestión de documentos laborales, es la “despapelización” de los procesos, en la que se debe tener en cuenta determinados lineamientos en cada una de las fases de dicha gestión a fin de garantizar que la parte más frágil de la relación, los trabajadores, cuenten con información necesaria, acceso razonable, y mecanismos adecuados para que expresen válidamente su voluntad si así se requiere.

De esta manera, tenemos las fases de la gestión documental las cuales son: (i) la generación – en esta etapa es preciso validar que el documento identifique al generador de este, (ii) la entrega – que el empleador utilice canales adecuados y accesibles para la parte trabajadora, (iii) la suscripción – que los firmantes sean plenamente identificados como los titulares de la firma a través de las herramientas adecuadas y (iv) la conservación – que los documentos sean conservados adecuadamente y puedan ser contrastados posteriormente. Por esta razón es muy importante tener claro las alternativas legales para atender estas exigencias, entre la que está principalmente aquellas que permitan garantizar la integridad del documento, la conservación del acuerdo y la identificación plena del o los participantes del acto jurídico laboral.  

  1. La legislación laboral y el reconocimiento de las firmas

Nuestro marco legal permite el uso de firmas electrónicas o digitales, las cuales están reconocidas en el artículo 141-A del Código Civil y en la Ley 27269, Ley de Firmas y Certificados Digitales emitida en mayo del año 2000. Estas firmas tienen la equivalencia funcional de una firma manuscrita.

Si bien, el marco legal general sobre firmas electrónicas y digitales debería permitir el uso de estas en el ámbito laboral, no fue sino hasta 2016 que se reconoció la posibilidad de que el empleador pueda utilizarlas. En efecto, el Decreto Legislativo N° 1310 que introdujo una serie de medidas de simplificación administrativa, y entre las cuales se incluyó la posibilidad de firma de documentos laborales de forma electrónica o digital.

La situación de los trabajadores no se asemejaba a lo que se admitió para los empleadores. En efecto, en tanto no había una autorización expresa sobre la posibilidad de que los trabajadores usen firmas electrónicas o digitales no se admitía. Al menos, así lo entendían los inspectores de SUNAFIL.  

Sin embargo, en junio de 2019 el Ministerio de Trabajo y Promoción del Empleo, expidió el Informe N° 75-2019-MTPE/2/14.1, cuyo desarrollo analiza cómo es que la conveniencia del uso de la tecnología puede impactar favorablemente en el devenir de las relaciones laborales y contempla la viabilidad del reemplazo de la firma manuscrita del trabajador por una electrónica, siempre que se cumplan con garantizar la posibilidad de identificar a quien firma, vinculándolo con el documento que suscribe, garantizando la debida autenticidad, protegiendo el contenido del documento y asegurando la posibilidad de identificar posteriormente cualquier modificación o alteración.

Esta limitación se ha superado con lo previsto en el Decreto Legislativo N° 1499 del 09 de mayo de 2020, según el cual, para la emisión, remisión y conservación de documentos en materia laboral, la parte empleadora y trabajadora pueden hacer uso de tecnologías para la sustitución de documentos físicos y firmas ológrafas. No cabe duda de que la coyuntura ha contribuido a consolidar lo que siempre debió admitirse, que tanto la parte empleadora como la trabajadora, están en la posibilidad de utilizar firmas electrónicas y digitales.

  1. Las firmas como mecanismo de garantía de los acuerdos laborales

La firma electrónica es aquella que se sustenta en un medio electrónico para su generación y que cumple con las mismas funciones que la firma manuscrita. Es decir, la firma electrónica tiene su origen directamente en el soporte tecnológico y debe ser creada por quien es el titular de esta, a efectos de generar una vinculación directa o autenticar un documento específico. Además, toda firma electrónica debe permitir la identificación de cualquier alteración o manipulación al documento de forma posterior a su firma, protegiendo su integridad.

El uso de cualquier modalidad de firma electrónica deberá superar positivamente los dos requisitos antes listados, a efectos de que ella sea válida. Cabe señalar que hay una variada oferta en el mercado de firma electrónicas, lo que la hace accesible, a nivel de costos, a las organizaciones que la necesitan para todo su personal. No obstante, es preciso ser cuidadosos al seleccionar la modalidad a utilizarse a efectos de cumplir con los requisitos ya mencionados y que no sean objetados en la posterioridad.

La firma digital, es una firma electrónica certificada, respecto de la cual se sigue un determinado protocolo de certificación exigido por ley, a través del prestador de Servicios de Certificación Digital registrado ante la Oficina de Infraestructura Oficial de Firma Electrónica – IOFE de Indecopi.

Es importante resaltar que el uso de firmas electrónicas y/o digitales proporcionan la seguridad a las partes sobre el contenido del documento desde su emisión, recogiendo la voluntad que ellas han decidido expresar. Por ende, la conservación de los documentos generados y firmados de forma digital, proporcionarán mayor seguridad que un documento físico escaneado, que, si bien contribuye a conocer los hechos u actos pasados, no admite – al menos hasta ahora- las pericias grafotécnicas de contraste, por lo que esta vulnerabilidad no lo hace seguro.

Las firmas digitalizadas o escaneadas no se encuentran reconocidas ni reguladas en la legislación peruana. Se trata de una imagen que se traslada del espectro físico al espectro digital y que se incorpora en un documento sin ningún tipo de garantía respecto del generador del contenido o titular, ni tampoco sobre la integridad del documento. En otras palabras, las firmas digitalizadas no guardan protocolos de seguridad alguno, dado que solo son reproducciones de las firmas manuscritas simples.

Ahora bien, el 31 de marzo de 2020, el Ministerio de Trabajo emitió un Comunicado en el que indica que de forma excepcional se podrá utilizar la firma escaneada para la renovación de contratos laborales a plazo fijo cuyo vencimiento se aplicará durante la cuarentena (aislamiento social obligatorio).   

Recordemos que, si bien no existe formalidad para la celebración de los contratos a plazo indeterminado, la legislación laboral exige que los contratos modales sean necesariamente celebrados de forma escrita, debiendo consignar de forma expresa su duración y las causas objetivas determinantes de la contratación, así como las demás condiciones de la relación laboral. De igual forma, la renovación de este tipo de contratos se encuentra sujeta a las mismas formalidades.

La inobservancia de este requisito legal tiene por efecto que el contrato a plazo fijo se entienda como un contrato a plazo indeterminado. Por ende, si bien la “habilitación” del Ministerio de Trabajo no se tradujo en ninguna norma, entendemos que las renovaciones con firma escaneada que se hayan realizado y se continúen haciendo en las provincias con cuarentena focalizada, se entenderán como válidas. No obstante, debe tenerse en cuenta que esta habilitación temporal, no se extiende a otros actos jurídicos laborales, por lo que aquellos que por ley tengan la exigencia de constar por escrito, deben celebrarse de forma física con firma ológrafa, o de forma digital con firma electrónica o digital.     

Como se advierte, el uso los recursos tecnológicos adecuados dotan de dinamismo a la relación laboral, brindando a seguridad, rapidez, ahorros de recursos, y facilidad de gestión y adecuada conservación. Por tanto, el uso de tecnologías otorga herramientas a los empleadores y trabajadores para que la accesibilidad de la información sea mucho más eficiente y sobre todo con garantías de protección que deben asegurarse a efectos de que esta mecánica operacional sea legítima.

Escrito por Alicia Jiménez Llerena

Alicia Jiménez Llerena

Abogada laboralista por la Pontificia Universidad Católica del Perú. Goza del reconocimiento de las más importantes calificadoras legales Chambers & Partners, Legal 500, Who is Who como abogada destacada en la práctica del derecho laboral en el Perú.